Case Study

KI-gestützte Rechnungs- und Gutschrifterkennung in der Entsorgungsbranche

Die digitale Transformation ist längst ein zentraler Bestandteil der modernen Industrie geworden. Auch in der Entsorgungs- und Abfallwirtschaft gewinnt sie zunehmend an Bedeutung. Die Automatisierung von Prozessen spielt dabei eine essenzielle Rolle, insbesondere in der intelligenten Verarbeitung von Rechnungen und Gutschriften. Um diesen Bereich effizienter zu gestalten, haben wir gemeinsam mit unserem Kunden aus dem Bereich Metall und Abfallrecycling eine innovative, KI-gestützte Lösung entwickelt.

Die Herausforderung: Manuelle Verarbeitung von Rechnungen und Gutschriften

Täglich werden in der Entsorgungsbranche eine Vielzahl von Rechnungen und Gutschriften bearbeitet. Häufig geschieht dies noch manuell: PDFs werden geöffnet, relevante Daten herausgelesen und in die jeweiligen Systeme übertragen. Dieser Prozess ist nicht nur zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig.

Doch wie kann dieser Prozess automatisiert werden?

Die Lösung: Automatisierte Datenextraktion und Dashboard-Integration durch KI

Unsere gemeinsam mit dem Kunden entwickelte Software automatisiert das Einlesen, Auslesen und Verarbeiten von Rechnungen und Gutschriften. Der Auswahlprozess der KI-Software folgte einem bewährten Schema: Zunächst analysierten wir zahlreiche Anbieter (Long-List). Anschließend bewerteten wir die vielversprechendsten Kandidaten gemeinsam mit dem Kunden anhand festgelegter Kriterien (Short-List). Danach fiel die finale Entscheidung für die technologisch und wirtschaftlich beste Lösung. Diese setzten wir um, trainierten sie mit einer Vielzahl an Rechnungen und optimierten sie kontinuierlich.

Der Ablauf ist denkbar einfach:

1. Automatisiertes Einlesen: Die Software erkennt und verarbeitet eingehende PDF-Dateien.
2. KI-gestützte Datenextraktion: Wichtige Felder werden automatisch ausgelesen und in die relevanten Felder übertragen.
3. Menschliche Kontrolle: Die erfassten Daten können jederzeit überprüft und bei Bedarf individuell angepasst werden.
4. Dynamische Berichte: Nach Einreichung der Rechnungspositionen stehen übersichtliche Dashboards und Reports zur Verfügung.

Diese Dashboards bieten nicht nur eine strukturierte Darstellung der Rechnungsdaten, sondern liefern auch wertvolle Erkenntnisse für das Nachhaltigkeitsreporting und finanzielle Analysen.

Der Nutzen: Flexibilität und Automatisierung durch modularen Aufbau

Ein großer Vorteil unserer Lösung liegt in ihrer Flexibilität: Das zugrunde liegende KI-Tool ist modular aufgebaut und kann bei Bedarf gegen eine andere Software ausgetauscht werden. Dadurch bleibt die Plattform zukunftssicher und anpassungsfähig, ohne dass tiefgreifende Systemänderungen erforderlich sind. Zudem ermöglicht die Automatisierung eine erhebliche Zeitersparnis, da die manuelle Dateneingabe entfällt. Gleichzeitig sorgt die KI-gestützte Extraktion für eine Fehlerminimierung, indem menschliche Eingabefehler reduziert werden.

Neben der Effizienzsteigerung ist auch die Transparenz ein wichtiger Faktor: Eine strukturierte Übersicht aller Rechnungspositionen kann ebenfalls helfen die täglichen Abläufe zu optimieren und alle nötigen Daten für Berichte zu haben.

Mit KI weitere Möglichkeiten für die Zukunft entfalten

Der Einsatz von KI zur Automatisierung und Effizienzsteigerung in der Entsorgungsbranche hat bereits bedeutende Fortschritte ermöglicht. Doch das Potenzial ist noch lange nicht ausgeschöpft. Als nächster Schritt neben der Gutschrifterkennung steht die Integration einer KI-gestützten Bilderkennung im Fokus. Diese Technologie soll künftig automatisch erkennen, welche Arten von Schrott in den Abfallcontainern enthalten sind und deren Gewicht bestimmen. Dadurch könnten Recyclingprozesse weiter optimiert, Kosten gesenkt und nachhaltige Wertstoffkreisläufe effizienter gestaltet werden.

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