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E-Mail-Marketing – der Weg zum optimalen Tool

Die E-Mail ist sowohl im B2C als auch im B2B der häufigste und wichtigste Kanal in der Kundenkommunikation. 85% der Deutschen nutzen laut einer Umfrage von Statista das Internet für das Versenden und Empfangen von E-Mails. Dabei werden knapp die Hälfte der Mailings mobil geöffnet. Daher ist es für Marketing, CRM und eCommerce umso wichtiger, mit einem passenden E-Mail Tool bestens ausgerüstet zu sein und so die eigenen Kunden durch ein optimiertes und smartes E-Mail-Marketing zu begeistern.

In unserem Artikel teilen unsere Experten aus dem Marketing Services Team, Franziska Müller (Senior Data Scientist) und Valesca Gräber (Campaign Manager), ihre Erfahrungen bei der Auswahl des geeigneten Tools, welche Anforderungen es zu berücksichtigen gilt und welche Schritte erforderlich sind – egal, ob Sie einsteigen oder Ihr E-Mail-Marketing optimieren wollen.

E-Mail-Marketing – heute nicht mehr wegzudenken

Das E-Mail-Marketing ist ein Bereich des Online- sowie Direktmarketings, bei welchem (Werbe-)Botschaften, Content und Informationen per E-Mail an einzelne Personen oder Kundensegmente geschickt werden. Diese müssen dem Empfang zugestimmt haben.

Als Tool für den Versand an große Mengen dient ein E-Mail Service Provider, kurz ESP. Er umfasst die technische Infrastruktur sowie eine Nutzeroberfläche zum Erstellen und automatisierten Versenden des Contents und häufig auch mehrstufiger Kampagnenstrecken. Darüber hinaus enthält ein ESP eine Empfängerverwaltung, ermöglicht das Erstellen von Selektionen und Segmenten und generiert Reportings versendeter E-Mails zur Erfolgsmessung. Ein ESP ist jedoch kein professionelles Analysetool, keine Software für komplexes Kampagnenmanagement und auch keine Recommendation oder Voucher Engine. Durch professionelle Schnittstellen lassen sich hierfür aber in der Regel entsprechende Tools anbinden.

Wie lässt sich das passende ESP finden?

Im ersten Schritt empfehlen wir, die Anforderungen zu analysieren. Was für konkrete Use Cases gibt es? Welche Funktionen werden benötigt? Falls es bereits E-Mail Aktivitäten gibt, stellt sich auch die Frage, was läuft gut, was weniger gut? Was soll optimiert werden? Auf Basis dessen lässt sich ein Anforderungskatalog erstellen, welcher auf die verschiedenen Funktionen bzw. Bereiche eines ESPs aufgeteilt ist. Hierbei sehen wir folgende Aspekte: Daten, Content, Kampagnen bzw. Automatisierung, Reporting, Datenschutz und allgemeine sowie technische Anforderungen. Diese fallen selbstverständlich für jedes Unternehmen oder jeden Business-Bereich individuell aus. Als Input und zur Orientierung haben wir nachfolgend die aus unserer Erfahrung zentralen Bestandteile zusammengefasst, welche die Grundlage für die anschließende Anforderungsbetrachtung und Bewertung bilden:

Nachdem die Anforderungen zusammengetragen sind, kann es an die Recherche möglicher Anbieter gehen. Hierbei empfehlen wir, zunächst eine Longlist potenzieller Anbieter zu erstellen und auf Basis der Anforderungen nach und nach zu einer Shortlist zu kommen. Wichtig ist es außerdem, die eigenen Schwerpunkte zu identifizieren und bei der Auswahl zu berücksichtigen.

Nachfolgend eine Übersicht an gängigen ESPs:

• CleverReach
• ELAINE technologies (ehemals artegic)
• Emarsys
• Episerver/Optivo
• Freshmail
• Inxmail
• Mailchimp
• Mailgun
• Mailjet
• Mailingwork
• Rapidmail
• SendinBlue

Je nachdem, worauf der Fokus des E-Mail-Marketings liegt, sind die verschiedenen Anbieter unterschiedlich stark. Inxmail besitzt zum Beispiel einen besonders umfangreichen Editor, während ELAINE seine Stärke in mehrsprachigen Templates und Automation hat.

Darüber hinaus spielen an dieser Stelle die Faktoren Anzahl an Kundendaten, das Versandvolumen oder mögliche Schnittstellen eine zentrale Rolle. So gibt es Anbieter, die hauptsächlich auf kleinere Unternehmen mit einer kleineren Menge an Daten ausgelegt sind, aber auch welche, die von ihren Funktionalitäten mehr auf größere Unternehmen und ein breit gefächertes E-Mail-Marketing ausgerichtet sind.

Von der Longlist zur Shortlist

Um von der Longlist zu einer Shortlist zu gelangen, bietet es sich an, zunächst die Websites der Anbieter mit den eigenen Anforderungen abzugleichen, Demos anzuschauen, Reviews zu lesen sowie in Foren unterwegs zu sein. Durch den Abgleich und die Bewertung der Tool-Anbieter entsteht so eine Anforderungsmatrix. Gerne unterstützen wir Sie dabei und bringen unser Know-how und unsere Erfahrungen mit in Ihren Entscheidungsprozess ein.

Auf Basis der Shortlist, die am Ende nicht mehr als 3 oder 4 Anbieter umfassen sollte, kann der nächste Schritt getan werden: Spätestens jetzt ist es Zeit, Kontakt zu den ESP-Anbietern aufzunehmen, um spezifische Fragen zu klären, Anforderungen abzustimmen sowie einen detaillierten Einblick in die Tools zu erhalten. Hierbei empfehlen wir sowohl die technische Seite in Hinblick auf Schnittstellen (z.B. CRM, Website, Shop, Social Media, App, …), APIs, Performance und Datenimporte oder -exporte zu berücksichtigen als auch inhaltliche Aspekte und konkrete Use Cases zu betrachten. Auch eine umfangreiche Demo sowie ein eigener Demozugang unterstützen den Auswahlprozess.

Im Zuge dessen sollten auch vertragliche Rahmenbedingungen wie Laufzeiten und Preismodelle geklärt werden. Unter Berücksichtigung der verschiedenen Schritte finden Sie so Ihren Wunsch-Anbieter.

Wir unterstützen Sie in Ihrem E-Mail-Marketing

Als Experten im datengetriebenen Marketing haben wir bereits mit mehreren Kunden und Anbietern Erfahrungen gesammelt. Von der Auswahl, über die Implementierung bis hin zur Umsetzung und Optimierung von Kampagnen. Gerne begleiten wir Sie beim gesamten Prozess und stehen Ihnen unterstützend sowie beratend zur Seite. Unser Extra: Durch wertvolle Partnerschaften mit verschiedenen Anbietern im E-Mail-Marketing erleichtern wir Ihnen gerne die Kontaktaufnahme. Sprechen Sie uns einfach an! Gemeinsam schaffen wir deutliche Mehrwerte für Ihre Kunden und Kampagnen.