MarketingSoftware

Erfolgreiche Tool-Auswahl – Der Weg zu effizienter Marketing Technology

In unserer digitalen und schnelllebigen Welt ist es unabdingbar, ein passendes Tool an der Hand zu haben, welches die eigenen Marketingaktivitäten und Prozesse effizienter gestaltet sowie die Interaktion mit den Kunden erleichtert. Ein Tool, welches Prozesse automatisiert und optimiert. Der Markt für Anbieter von Marketing Technology von CRM, über E-Mail-Marketing und Marketing Automation bis hin zu CDP wächst dabei immer mehr und wird immer spezifischer.

Wussten Sie, dass es über 14.000 Anbieter im Bereich Marketing Technology gibt und es jeden Tag mehr werden? Da kann die Suche nach einem neuen Tool schnell zeitintensiv und unübersichtlich werden. Nicht mit uns – in unserem Blogartikel teilen unsere Consultants ihre Herangehensweise bei der Tool-Auswahl, zeigen die verschiedenen Anforderungen auf und geben Best Practices an die Hand. Unabhängig davon, ob Sie auf der Suche nach einem neuen Tool sind oder bestehende Tools überprüfen und optimieren wollen.

Bedarf erkennen – Tool benennen

Der Anfang ist oft klar: Es besteht Unzufriedenheit über bestehende Prozesse, über die Möglichkeiten von Automatisierung und KI oder mangelnde Zugriffsmöglichkeiten auf Daten. Da heißt es schnell, wir brauchen dafür ein (neues) Tool. Doch das muss nicht zwangsläufig der richtige Weg sein. Zunächst ist es wichtig, dass Sie Ihren individuellen Bedarf erkennen. Welche Prozesse sind betroffen? Welche Bereiche und Abteilungen? Braucht es wirklich ein neues Tool oder nur eine Erweiterung? Welche Daten sind vorhanden und wo soll das Tool gehosted werden? Alles Fragen, die Sie sich ganz zu Beginn stellen sollten.

Mit unserer Checkliste erkennen Sie Ihren Bedarf und finden Antworten auf offene Fragen.

Nachdem Sie Ihre Fragen beantwortet haben und wissen, wo die größten Herausforderungen liegen, sollten Sie diese priorisieren. Sie können nicht alle Probleme gleichzeitig lösen. Und schon gar nicht davon ausgehen, dass ein einziges Tool dies alles bewältigt. Am Ende dieses Schrittes steht fest, auf welches Tool Sie sich fokussieren wollen und können in die Tool-Auswahl starten.

Ihr Weg zum richtigen Tool – Schritt für Schritt

Sei das Projekt noch so groß, es braucht eine gut durchdachte Basis, die bei der Anforderungserhebung beginnt und schrittweise aufgebaut wird.

Die Anforderungserhebung als Basis für die Tool-Auswahl

Im ersten Schritt empfehlen wir, die Anforderungen zu sammeln sowie zu priorisieren. Wichtig dabei ist, dass alle relevanten Personen und Abteilungen berücksichtigt werden und die Anforderungen realistisch sind. Neben den reinen Anforderungen sollten Sie dabei auch die technischen Gegebenheiten und Ansprüche an das neue Tool benennen. Außerdem ist es wichtig, bereits konkrete Use Cases zu identifizieren.

Das Ergebnis: ein individueller Anforderungskatalog

Unser Tipp: In einem gemeinsamen Workshop begleiten wir Sie und bringen alle relevanten Personen zusammen. Durch unsere neutrale Sichtweise erhalten Sie einen optimalen Überblick über den Status Quo und die Herausforderungen.

Überblick und Evaluierung passender Anbieter

Auf Basis des Anforderungskatalogs sollten nun passende Anbieter recherchiert und bewertet werden. Bei der Evaluierung ist es wichtig, sich zunächst einen breiteren Überblick zu verschaffen, welche Hersteller es am Markt gibt und den eigenen Anforderungen entsprechen. Diese Liste sollte jedoch nicht mehr als 10 Anbieter umfassen. In einem nächsten Schritt muss diese Liste deutlich gekürzt werden. Unsere Empfehlung: 3-4 Anbieter, welche näher betrachtet werden.

Unser Tipp: Durch unsere Erfahrung aus unterschiedlichen Software-Projekten und Branchen bringen wir Know-how verschiedener Hersteller mit. So ermöglichen wir einen neutralen Blick sowie passende Empfehlungen.

Unser Extra-Tipp: Bei der großen Anzahl von Anbietern am Markt sollten Sie sich nicht nur auf bekannte Anbieter fokussieren, sondern auch alternative Anbieter berücksichtigen. Insbesondere für mittelständische Unternehmen oder spezifische Anforderungen gibt es viele passende Anbieter.

Erstellen einer Bewertungsmatrix

Die Anbieter auf der Shortlist sollten anschließend detailliert betrachtet und bewertet werden. Hierfür bietet es sich an, eine Bewertungsmatrix auf Basis der vorab definierten Anforderungen zu erstellen. Gerne begleiten wir Sie bei diesem Prozess.

Das Ergebnis: Eine übersichtliche Matrix, die alle relevanten Anbieter und deren Eignung aufzeigt.

Tool-Demos als wesentliche Entscheidungsbasis

Nun ist es an der Zeit, die präferierten Tools in Demos besser kennenzulernen. Besonders wichtig ist es, nicht nur die einzelnen Funktionalitäten und Prozesse gezeigt zu bekommen, sondern auch die wichtigsten Use Cases abgebildet zu sehen. Fordern Sie hier ganz spezifisch auf Ihre Anforderungen und Gebenheiten zugeschnitttene Demos ein.

Entscheidung für Ihr neues Tool

Entscheiden Sie sich für das System, welches Ihre Anforderungen am besten erfüllt und am besten zu Ihnen passt. Welches Ihnen in der Demo am meisten zugesagt hat und mit welchem alle Key-User einverstanden sind. Im Zuge dessen sollten Sie auch vertragliche Rahmenbedingungen wie Laufzeiten sowie Preismodelle klären.

Unser Tipp: Sprechen Sie hierbei auch mit Referenzkunden des Anbieters, die von der Größe, Branche und den Use Cases mit den eigenen übereinstimmen. So ist es möglich, sich ein noch besseres und vor allem ehrlicheres Bild des neuen Tools zu verschaffen. Außerdem helfen Reviews dabei, einen transparenten Einblick zu bekommen.

Los geht’s mit der Implementierung

Die Entscheidung ist gefallen und somit auch der Startschuss für die Implementierung. Erstellen Sie hierfür einen Zeit- und Aufgabenplan mit konkreten Milestones. Gerne begleiten wir Sie auch bei diesem Schritt.

Haben Sie bei der Auswahl an alles gedacht? Unsere Checkliste stellt sicher, dass Sie nichts vergessen haben.

Best Practices für Ihre Tool-Auswahl

Als agil arbeitendes Team wissen wir, worauf es bei der Auswahl eines neuen Tools ankommt. Unser Ziel ist, für Sie ein Tool zu finden, was langfristig Ihrem Bedarf gerecht wird und sich in die Unternehmensprozesse integriert. Dabei unterstützen wir Sie von A-Z und geben Sicherheit beim Auswahlprozess. Wir entlasten Ihre Ressourcen und begleiten Sie bei der Anforderungserhebung, Priorisierung sowie Evaluierung.

Unsere Erfahrungen aus verschiedenen Projekten und klassische Stolperfallen haben wir für Sie in unserem Best Practice Guide zusammengestellt.

Starten wir gemeinsam

Wenn Sie Unterstützung bei der Auswahl eines passenden Anbieters benötigen, dann sind wir gerne der Partner an Ihrer Seite. Lernen wir uns ganz einfach bei einem unverbindlichen Gespräch kennen und stecken wir die Möglichkeiten einer Zusammenarbeit ab.